Datenschutzerklärung für die HODIMA-App

Stand: 27. Oktober 2026 · app.hodima.com. Für die Website hodima.com gilt die Datenschutzerklärung der Website. An English summary for users of the Facebook and Instagram connection is available below.

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

PM Ventures UG (haftungsbeschränkt), Stablostr. 27, 56812 Cochem, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführung. Kontakt: info@hodima.com („HODIMA“). Diese Erklärung gilt für die Web-App app.hodima.com und die personenbezogenen Daten ihrer Nutzerinnen und Nutzer. Für hodima.com gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung.

Für die Verwaltung von App-Zugängen, die Sicherheit des Dienstes und die technische Verwaltung von Meta-Verbindungen handelt HODIMA, soweit HODIMA Zwecke und Mittel selbst bestimmt, als Verantwortlicher. Gästedaten aus Chat, Gästeliste und Newsletterversand verarbeitet HODIMA grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Hotels. Für diese Verarbeitung ist das Hotel Verantwortlicher; dessen Datenschutzhinweise gelten ergänzend.

2. Datenkategorien und Zwecke

Wir verarbeiten Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Hotelzuordnung, Berechtigungen, Anmeldezeitpunkte und erforderliche Authentifizierungsdaten zur Einrichtung und Verwaltung von Zugängen. Hinzu kommen Hotelprofilangaben, hochgeladene Medien, Inhaltsentwürfe, Freigaben, Änderungswünsche und Zeitpunkte zur Leistungserbringung und Nachvollziehbarkeit.

Beim Zugriff fallen technische Verbindungsdaten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browserinformationen und Sicherheitsereignisse. Bei aktivierten Push-Benachrichtigungen verarbeiten wir ein Geräte-/Browser-Push-Abonnement. Bei einer Meta-Verbindung verarbeiten wir die in Abschnitt 4 beschriebenen Kontodaten und Zugriffstokens.

3. Rechtsgrundlagen

Soweit App-Nutzer selbst Vertragspartner sind, erfolgt die Verarbeitung zur Vertragsdurchführung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Beschäftigten und sonstigen berechtigten Personen unserer Hotelkunden stützen wir die Bereitstellung und Verwaltung der App auf unser berechtigtes Interesse an der Durchführung und Absicherung der Geschäftsbeziehung mit dem Hotel (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sicherheitsprotokolle, Missbrauchsabwehr und die Dokumentation von Freigaben beruhen ebenfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzliche Dokumentationspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir für optionale Funktionen eine Einwilligung benötigen, holen wir diese gesondert ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere darin, einen sicheren, funktionsfähigen B2B-Dienst bereitzustellen, Zugriffe nachzuvollziehen und im Streitfall erteilte Freigaben belegen zu können. Gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen widersprochen werden.

4. Verbindung mit Facebook und Instagram (Meta)

Hotels können ihre Facebook-Seite und ihr Instagram-Konto freiwillig über die offizielle Meta-Anmeldung verbinden. HODIMA erhält keine Facebook-Passwörter. Die App fordert nach dem derzeit vorgesehenen Funktionsumfang die Berechtigungen pages_show_list, business_management, pages_read_engagement, pages_manage_posts, instagram_basic und instagram_content_publish an, um Seiten und Konten auszuwählen, die Verbindung zu prüfen und freigegebene Beiträge zu veröffentlichen. Welche Berechtigungen tatsächlich genutzt werden, richtet sich nach der jeweiligen Meta-Integration.

Wir speichern insbesondere Seiten-ID und -Name, Instagram-Konto-ID und Benutzername, erforderliche Zugriffstokens sowie nach der Veröffentlichung Beitrags-ID und Link. Tokens werden serverseitig vor unbefugtem Zugriff geschützt. Wir nutzen diese Informationen zur Verwaltung der Verbindung und Veröffentlichung vom Hotel freigegebener Inhalte. Nach dem vorgesehenen Funktionsumfang lesen wir keine privaten Nachrichten, Kommentare, Follower-Listen oder Insights und nutzen Meta-Daten nicht für KI-Training.

Die Verbindung kann in der App unter Hotelprofil → Instagram & Facebook → Verbindung trennen oder über die Business-Integrationen bei Facebook aufgehoben werden. Dabei werden die für die aktive Verbindung erforderlichen Tokens gesperrt beziehungsweise gelöscht und nicht mehr benötigte Kontodaten entfernt. Bereits veröffentlichte Inhalte verbleiben gegebenenfalls bei Meta und müssen dort separat gelöscht werden. Meta Platforms Ireland Ltd. verarbeitet Daten im Rahmen der eigenen Plattformleistungen grundsätzlich in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung; weitere Hinweise finden sich in den Datenschutzinformationen von Meta.

5. KI-Dienste und Inhalte

Für Textvorschläge, Übersetzungen und die Digitale Rezeption nutzen wir KI-Dienste von Anthropic; für Stimmungsbilder Dienste von OpenAI. An diese Dienste werden jeweils die zur Aufgabe erforderlichen Eingaben übermittelt, beispielsweise Angaben zum Hotelprofil, das Beitragsthema und bei Chats die vom Gast eingegebenen Fragen sowie erforderlicher Gesprächskontext. Personenbezogene Daten sind dabei soweit möglich zu vermeiden beziehungsweise zu minimieren. Bei Gästedaten erfolgt dies nach Maßgabe der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Hotel.

Ob und in welchem Umfang die Anbieter API-Eingaben speichern oder zu Trainingszwecken nutzen, richtet sich nach den jeweils vereinbarten Produkt- und Datenschutzbedingungen. Eine Nutzung für Modelltraining ist nicht Bestandteil der von HODIMA beauftragten Zwecke. Stockbild-Suchen bei Unsplash erfolgen nach dem vorgesehenen Ablauf anhand von Suchbegriffen.

6. Empfänger, Dienstleister und Drittlandtransfers

Für den Betrieb nutzen wir insbesondere Supabase Inc. (Datenbank, Authentifizierung, Speicher und Serverfunktionen; gewählte Datenregion Frankfurt), IONOS SE (Hosting und E-Mail), Brevo/Sendinblue SAS (Newsletterversand im Auftrag der Hotels), Anthropic (KI-Textverarbeitung) und OpenAI Ireland Ltd. beziehungsweise die vertraglich einbezogenen OpenAI-Gesellschaften (KI-Bildverarbeitung). Bei einer Verbindung zu Facebook/Instagram werden Daten an Meta Platforms Ireland Ltd. übermittelt. Bei Push-Benachrichtigungen sind je nach Browser oder Betriebssystem Push-Dienste etwa von Apple, Google oder Mozilla beteiligt.

Eine Datenregion innerhalb der EU schließt einen möglichen Zugriff aus Drittstaaten nicht aus. Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO, etwa auf Basis eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses einschließlich einer gültigen Zertifizierung oder geeigneter Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Auskunft zu den konkret für eine Verarbeitung eingesetzten Garantien kann über info@hodima.com angefordert werden.

7. Push-Benachrichtigungen und Browser-Speicher

Push-Benachrichtigungen werden nur nach entsprechender Aktivierung und Erlaubnis im Browser beziehungsweise Betriebssystem zugestellt. Hierzu speichern wir die erforderlichen Abonnementdaten und übermitteln technische Zustellinformationen an den jeweiligen Push-Dienst. Die Berechtigung kann jederzeit über die Geräteeinstellungen widerrufen werden. Push-Abonnements werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden, insbesondere nach wirksamer Abmeldung oder Aufhebung der Funktion, soweit technisch möglich.

Die App nutzt technisch erforderliche Browser-Speichermechanismen, um Anmeldungen und Sitzungen zu verwalten. Solche Zugriffe können unter die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG fallen, soweit sie für den ausdrücklich gewünschten App-Dienst unbedingt erforderlich sind. Nach dem beschriebenen Funktionsumfang werden keine Werbe- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

8. Speicherdauer und Löschung

Zugangs- und Hotelprofildaten werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Nach Vertragsende kann das Hotel gemäß den vertraglichen Regelungen während einer dreimonatigen Übergangsfrist Daten exportieren. Anschließend werden nicht mehr benötigte Daten gelöscht, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder berechtigte Nachweiserfordernisse nicht entgegenstehen. Gesprächsinhalte der Digitalen Rezeption werden nach dem vorgesehenen Löschkonzept grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht.

Ein reduziertes Freigabeprotokoll (insbesondere Inhalt, Freigabestatus und Zeitpunkt) kann zur Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfristen gespeichert werden, soweit erforderlich. Rechnungs- und Buchungsunterlagen werden nach den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Sicherheits- und Authentifizierungsprotokolle werden nur so lange vorgehalten, wie es für die dokumentierten Sicherheitszwecke erforderlich ist. Gesetzlich oder technisch notwendige Sicherungskopien werden im regulären Löschzyklus entfernt.

Für Anfragen zur Löschung oder Trennung einer Meta-Verbindung schreiben Sie an info@hodima.com. Wir bearbeiten solche Anfragen ohne unangemessene Verzögerung und grundsätzlich innerhalb der gesetzlichen Fristen. Ein Löschverlangen bezüglich der vom Hotel verantworteten Gästedaten leiten wir an das zuständige Hotel weiter beziehungsweise unterstützen es nach dessen Weisung.

9. Betroffenenrechte

Nach Maßgabe der DSGVO bestehen Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Außerdem besteht das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz. Anfragen können an info@hodima.com gerichtet werden.

English summary – Facebook and Instagram connection

HODIMA is operated by PM Ventures UG (haftungsbeschränkt), Stablostr. 27, 56812 Cochem, Germany (info@hodima.com). Hotels may voluntarily connect their Facebook Page and Instagram professional account to publish posts they have approved in the HODIMA app. We process Page and Instagram account identifiers, account names, access tokens and published post identifiers/links solely to manage the connection and publishing workflow. Tokens are stored server-side. We do not use Meta account data to train AI models.

You can disconnect via Hotel profile → Instagram & Facebook → Disconnect, remove the integration in Meta Business Integrations, or contact info@hodima.com to request deletion. Already published posts may remain on Meta platforms until removed there. For details, see the German privacy notice above.

Stand: 27. Oktober 2026

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